
会議の進め方とそのチェックポイントについて講義を受けてきた。
会議には様々な性格があり、報告会や確認、説明、教育、意思決定の場など
多種多様にわたる。
悪しき会議の現状は、「先が見えないこと」「話が前に進まない」
「話がかみ合わない」「話がまとまらない」「内容が深まらない」会議だそうだ。
前向きな会議にする前提条件とは・・・
1.同じ土俵に立てるように準備する=会議の目的と狙いをすり合わせておくこと
2.テーマの前提となる情報、事実を理解しておく=情報量、知識量がことなると
意見の交換は起こらない。
3.自分の考えをまとめておく=自分の意見を説明できるようにしておく。話が
まとまらないのは参加メンバーの考えがまとまっていないから
理解や頭に入っているかの確認には「書く」ことが重要であるようだ
理解していないことは文書として書き出せないようである。
意見と感想の違いにも意識を向けることが大切。
感覚的な感想の交換では話し合いにならず、まとまらないことになってしまう。
会議進行のチェックポイント
1.冒頭に会議の流れを説明
議題一覧や時間の目安を共有する。
2.議題・内容にかかわる資料配布
話し合いのたたき台となる資料はできれば事前に配布し、会議後は議事録をつける。
提出資料のフォーマットは決めておく。会議前に提出するようにしておく。
3.ホワイトボードを活用する
意見を書き留め、共有する情報を書き留めることが大切。
話の流れを整理するのにも役立つ
4.時間管理
冒頭にも終了時間を告げるが、進行役が時間管理を行う。
テーマごとに話がぶれないようにするには「オウム返し」で
共通認識ができていることを理解させる。
「ここまでよいですか?」と確認をとる。
会議の終了時には当日の会議の取りまとめを行い、
必ず次への宿題を出す。(これがないとつながっていかない)
先が見えるようにするには必要。
会議の進め方とチェックポイントについての
部分をまとめてみた。
目的の明確化と共有化、そして事前に準備させる
時間をとっておくことが会議の時間短縮の
キモであると思った。
自社の会議でも活用して時間短縮化と効率化が
できればよいと思います。。。
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