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ライフハック④:とどのつまりはバランス!メールの返信速度と作業効率の問題

今週はメールの効率アップについていろいろと
調べて書いてきましたが、書く人、体験により
方法は様々で、一番自分に合うところのバランスを
みるということのようです。
朝一でメールをチェックせよという意見も、朝はさけろという
意見もあり、これはその人のスケジュールや仕事のスタイルに
よってきまるんだろうということでした。


バランスはとるにせよ、ほぼ全員がいっていることは


「読んだらその場で判別しておく」です

即返信できるものは返してしまい、フォルダを独自ルールで分けておく、
あるいは書き出してスケジュールにおとしてしまうなど受信箱に
ためておかないということを決め手いる人がほとんどでした。


こうして自分のルールに基づいて整理していくことで
返信漏れを減らしていくということでした。



■別観点からの効率化
メールを返信する際の、時間短縮、効率化という
観点からすると、下記のような対応をしておくと
よいようです。


①テンプレート化しておく
ビジネスメールではいくつか決まったパターンが
出てくると思います。
そのシチュエーションにあわせて返信用のテンプレートを用意して
できるだけ返信にかかる時間を短縮するというもの。

②辞書登録機能をフル活用
単語ではなく、携帯の予測変換のように、最初の一文字を
うっただけで、冒頭の挨拶文が一行でたり、よく使う
言い回しが登録されているとキーを打つ時間も短縮でき、
誤字も防げるというもの。
iをいれると「いつもお世話になっております。」がでるなど。


思い切った意見では、メールチェックの時間を
日に3回と決めてしまうとか、メールはチェックしてませんと
周りに宣言するなんて言う意見もありましたが、なかなか
難しいですよね。


やはり自分の仕事内容とスケジュールにあわせて
これまでの整理術から自分に合う形を見つけてバランスを
とっていくということにつきるようです。






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