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ライフハック②:仕事効率アップのメール術

昨日に続いてライフハックネタですが、
やはりメールはたまりすぎると弊害があるので、
そくさばく!が鉄則となるようです。
ライフハック術でおすすめされているのは

①受信ボックスrにためすぎない

②即返信、作業中、要調査回答待ち、記録、メルマガなど、読み物

上記のように、整理を迅速にすればということですが、
なかなかそれができていないのが実際。


ですがフォルダ分けを作業の進行度で分けるのは
TODOリストの形に近いものとなり、やり忘れ、
回答のもらい忘れなどはなくなりそうですね。

メルマガなどはアドレス振り分けで整理がつくと
思いますが、同じ相手から何通も違う内容が
届く場合などは、便利になるのではないかと思います。


でもそれもメールのタイトルが違うものに返信されてくると
アウトですけどね。
メールのタイトルで見分けるのはよくやらないでしょうか?
目につくよう【】で案件名を囲ってみたり、文頭に
読んでほしい人の名前を入れておいたりと目立たせる
工夫はします。

同時に内容が何の件のものかをタイトルで判断することが
一般的には多いと思いますので、別内容を他の件名のメールで
返すのはさけた方が良いですね。
混乱の基になります。


メールソフトで検索した際にもタイトルが統一されていると
一括で関連のやり取りが確認できるので、さらに
効率的になると思います。


■受信ボックスにためないよう、振り分けのルールを作っておく。

■フォルダをTODOのように使い、フォルダ内の残っているメールで
タスクを管理。

■タイトル付けのルールを崩さない(これは相手のためにも)

以上の対応で効率化を図ってみたいと思います。



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