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Web制作会社のブログ

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2011年4月28日

パワーポイントTips:プレゼンに差を付けるテクニック

パワーポイントで企画書を作成するにあたって、
プレゼンに差がつくテクニックをご紹介。
まずは事前準備が大切。

■起承転結!順序が大事
プレゼン=何か伝えたい、うったえかけたいことが
あるから行うという大前提にたってそれが伝わりやすい
順番=相手が理解しやすく受け取りやすい順番を
考えるのが大切です。


■文字よりも写
脳科学的にも人には文字よりも「絵」のほうが、
認識されるのが早いこともありますが、
文字だらけは読む気をそぐことも・・・。
文字もビジュアル化してみせれば良いと思います。


■文字のメリハリとフォント使い
テキストはやはり読んでもらう努力をしておかねば
なりません。
1スライドに入れる文字量を考えて、一番伝えたいことは
大きく、補足は小さくする。
そしてフォントも太く強くして、目立たせることが
必要です。ポイントが明確になります。


■図表も活用
数値やスケジュールなど文字だけで表記するよりは
図表になっていると、つまりビジュアル化されていると
一目瞭然で分かるので簡単に伝えるためにも図表化して
表示しましょう。


■テキストをアイコン化する
文字の中にも、読まれる為の工夫として
アイコン化をしてイラストなどを配置していくと
ぐっと資料のグレードがあっプした感じになります。
テキストで書いたことをアイコンにしてビジュアルで見せると
より伝わりやすいです。


■枠の塗りつぶしの活用
どうしてもそのスライドは文章も図表も少なく
おさまりがつかない場合は、タイトル部分などに
枠をつけて塗りつぶし、白抜き文字にしてみるだけで
ぐっとスライドがしまり、要点がめだってきます。


■データは必要
通す為の企画書だとやはり裏付けの数値的な
部分はビジネスであれば外せないところかと
思います。
結論の前の後押し部分などでしっかりとデータを
提示できるとより説得力の有る資料となります。
ここでも単なる数字の羅列にならないよう注意して下さい。


上記のポイントにそって資料を作成してみると
ずいぶんとプレゼンにも説得力がでてよい資料に
なるのではないかと思います。

ぜひ実践してみて下さい。





2011年4月28日

ライフハック④:とどのつまりはバランス!メールの返信速度と作業効率の問題

今週はメールの効率アップについていろいろと
調べて書いてきましたが、書く人、体験により
方法は様々で、一番自分に合うところのバランスを
みるということのようです。
朝一でメールをチェックせよという意見も、朝はさけろという
意見もあり、これはその人のスケジュールや仕事のスタイルに
よってきまるんだろうということでした。


バランスはとるにせよ、ほぼ全員がいっていることは


「読んだらその場で判別しておく」です

即返信できるものは返してしまい、フォルダを独自ルールで分けておく、
あるいは書き出してスケジュールにおとしてしまうなど受信箱に
ためておかないということを決め手いる人がほとんどでした。


こうして自分のルールに基づいて整理していくことで
返信漏れを減らしていくということでした。



■別観点からの効率化
メールを返信する際の、時間短縮、効率化という
観点からすると、下記のような対応をしておくと
よいようです。


①テンプレート化しておく
ビジネスメールではいくつか決まったパターンが
出てくると思います。
そのシチュエーションにあわせて返信用のテンプレートを用意して
できるだけ返信にかかる時間を短縮するというもの。

②辞書登録機能をフル活用
単語ではなく、携帯の予測変換のように、最初の一文字を
うっただけで、冒頭の挨拶文が一行でたり、よく使う
言い回しが登録されているとキーを打つ時間も短縮でき、
誤字も防げるというもの。
iをいれると「いつもお世話になっております。」がでるなど。


思い切った意見では、メールチェックの時間を
日に3回と決めてしまうとか、メールはチェックしてませんと
周りに宣言するなんて言う意見もありましたが、なかなか
難しいですよね。


やはり自分の仕事内容とスケジュールにあわせて
これまでの整理術から自分に合う形を見つけてバランスを
とっていくということにつきるようです。







2011年4月27日

パワーポイントTips:装飾グレードアップで資料を見栄えよくする方法

パワーポイントでのタイトル周りの装飾など、
基本の機能の組み合わせ方を知るだけでぐっとレベルアップが
可能となります!


通常は、ソフトウェアに用意されている機能をそのまま利用している
という方がほとんどかと思います。

デザインをされる方だと少し凝った装飾や画像加工を
なさった素材を使用されるという方もいらっしゃると思います。


それが基本操作だけでも、そのまま用意されたものを使うより
少し手をかけるだけで格段にグレードアップした見栄えを
作る方法がありました。

04_titleimg.gif
タイトルバックに使えそうな装飾もグラデーションを
使って光沢感をつけて、用意されているグラデーションを
使うよりも見栄えが良くできると思います。


パワーポイント資料を見栄えよくする デザインTips


是非参考にしてみたいと思います。




2011年4月27日

ライフハック③ 使えるメール整理術

メール整理術について、今週は特化して書いているが
みればみるほど同じような悩みを抱えている人は
多いと感じる。
メーラーについている機能のフォルダ仕分けは
送信もとアドレスで振り分ける際には便利に
仕分けが可能ですが、ビジネスメールでは
メルマガの他はそうもいかないものが多いのが現状。

となると皆さん落ち着き先としては、やはり
受信は一つにしておき、ある程度まとまって
確認する際に、その内容により仕分けをして
受信ボックスを空にしていくようにしているようです。


何らかのアクションをとるなどのルールを設け、
それによって、フォルダ分けそしていくというのが
良いようです。


例えばの例で
■アーカイブ
読み終わって、後々参照したいと思う内容
保存しておきたいやりとりなど。

■アクション
内容により何らかのアクションをとらねばならないが
少し時価が必要なもの

■ホールド
こちらかの返信を返して相手からの返事を必要とするもの

上記で仕分けをして、確認事項やタスクの漏れを防ぐと
しているものでした。

読むだけのメルマガなどのフォルダは自動振り分けで
用意しておくとさらに整理が進められるようです。


まとめて読んだ時に、即仕分けができるか?が鍵のようです。
その時間はきちんととる必要がありますね。


ビジネス系のハックを書いているかたの時間管理術でいくと
早朝や通勤時間を使って処理されるという意見を
よく目にするような気がします。





2011年4月26日

つかえるパワーポイントTips:図形の配置とイラスト素材

パワーポイントで作成する企画書のグレードアップ術を
ご紹介してますが、あまり気づいていない機能紹介シリーズです。



図形を配置したが、いくつか配置した中で微妙にずれてしまい、
合わせてキレイにしたいのに、イライラするということが
有るかと思います。


先日、ご紹介したようにガイドラインを使って配置していくと
キレイに整列させられるという話をしましたが、
もう一つ簡単なワザがありました。


commandキーを押しながら移動すると微調整可能


ショートカット的に利用でき、ガイドラインを使うほどでは
無い場合に役立ちそうです。



そして企画書をグレードアップするのに書かせない
図形などの素材。
デフォルトで用意されているものだけでは、なかなか
表現しきれないものも、このようなフリー素材を
使用できると幅が広がりそうですね。

ppttemp.png
フリーのイラスト素材サイト

パーツ素材ダウンロードサイト




2011年4月26日

ライフハック②:仕事効率アップのメール術

昨日に続いてライフハックネタですが、
やはりメールはたまりすぎると弊害があるので、
そくさばく!が鉄則となるようです。
ライフハック術でおすすめされているのは

①受信ボックスrにためすぎない

②即返信、作業中、要調査回答待ち、記録、メルマガなど、読み物

上記のように、整理を迅速にすればということですが、
なかなかそれができていないのが実際。


ですがフォルダ分けを作業の進行度で分けるのは
TODOリストの形に近いものとなり、やり忘れ、
回答のもらい忘れなどはなくなりそうですね。

メルマガなどはアドレス振り分けで整理がつくと
思いますが、同じ相手から何通も違う内容が
届く場合などは、便利になるのではないかと思います。


でもそれもメールのタイトルが違うものに返信されてくると
アウトですけどね。
メールのタイトルで見分けるのはよくやらないでしょうか?
目につくよう【】で案件名を囲ってみたり、文頭に
読んでほしい人の名前を入れておいたりと目立たせる
工夫はします。

同時に内容が何の件のものかをタイトルで判断することが
一般的には多いと思いますので、別内容を他の件名のメールで
返すのはさけた方が良いですね。
混乱の基になります。


メールソフトで検索した際にもタイトルが統一されていると
一括で関連のやり取りが確認できるので、さらに
効率的になると思います。


■受信ボックスにためないよう、振り分けのルールを作っておく。

■フォルダをTODOのように使い、フォルダ内の残っているメールで
タスクを管理。

■タイトル付けのルールを崩さない(これは相手のためにも)

以上の対応で効率化を図ってみたいと思います。




2011年4月26日

パワーポイントTips:画像の背景を透過させる方法

パワーポイントで使いこなせてなかった機能がありました。
画像の背景を透過させるという小ワザです。
企画書や構成書を作成する際に、イメージとして
jpg画像などを貼付けたりすると思いますが、
背景付きの画像だと、背景に色をつけたり、
色囲みの中におきたい時にどうにも格好が
つかないというようなことありませんか?


わざわざPhotoshopで加工してから使ってみたりと
面倒なことをしてキレイに仕上げようとしてましたが、
意外なことにごく簡単なツールで背景を透過させる
方法がありました。


ちょっと今までの苦労がなんだったのかと愕然と
してしまいました。


本当に簡単で
2007であれば
画像を配置したら、
「書式」の「調整」のところから「色の変更」を
クリックして透明な色に設定を選択して、画像の
背景をクリックするだけ。

これだけで一色であればすべてが透過になり、
背景にひいた色の上にイラストや画像のみが
表示されます。

背景にグラデーションや影が有るとしっかりは抜けませんが
スゴく簡単にできてしまいます。

ソフトのアップデートでメニュー位置が変わったりも
していくので、全て覚えきるというのもなかなか
難しく、使いこなすというには程とおい感じですが、
こうした機能を覚えておくと、見栄えのよい
企画書、構成書が作成できそうですね。




2011年4月26日

ライフハック!メール整理術

通常のお仕事メールだけでなく、メールマガジンに、
営業メール、スパムや社内連絡メールと日々,
尋常じゃ無い数のメールを受け取っている人が
多いのではないでしょうか。
私もその一人。

しかも短時間の間に固まってどばーっとくるものだから
あっというまに遥か彼方に行ってしまいます(笑)。


少し前までは、infoなどのメールなど管理上転送されてきてましたので、
日々のメールが数百通という毎日でした。
ここ最近は、減ったものの、その管理法には悩まされています。


outlookを使ってた時は、大量になってくるとすぐかたまってしまい、
リカバリーしてる間に来たメールが処理できなかったり、
リカバリーしてみたところ、その間に受けたメールを上書きしたりと
ものすごくストレスがありました。

Thunderbirdに変えてからはスムーズになったものの、
やはりその振り分け管理などがうまくいってないようです。

こうなるとソフトの性ばかりではなく、メールの処理法に
問題が有るのかということで、どんなハックがあるのか
調べてみました。


今使っているThunderbirdはGmailの用に検索に長けているという
特徴があります。
検索ダイアログをださずとも、右上の小窓にキーワードを打ち込めば
かなりはやく検索結果としてソートしたものを別タブで表示してくれます。
このタブブラジングがまた便利です。

フォルダの振り分け設定がもう少し整理できると
より使いやすくなると思っていますが、なかなかゆっくり
振り分け整理をしている暇が無い状況です。
どこかでえいやっとやると、その後が楽になるとは思うのですがね。


でも一番はメール確認時にすべて返信するかフォルダ振り分けを
すぐ行う、もしくはスケジュールに移し替えるということが
一番素早く、もれなく対処できるのかということになるようです。

今週はもう少しメールのハックについて調べてみます。




2011年4月22日

パワーポイントの裏ワザ〜Twiiterのつぶやき表示でプレゼンを面白く!?

パワーポイントでの企画書の作成の方法やプレゼンに役立つ内容を
かいてましたが、こんなプレゼンをグレードアップするワザもありました。

Twitterのつぶやきを表示するツールがでているんですね。
それもずいぶん前からあるようです。

LeWebConfFeedback.png
こんな感じにスライドにつぶやきを表示できるようです。
ツールをダウンロードして来てパワーポイントアプリで
使用できるようにするだけとのこと。


大きなイベントなどの会場でこれを利用してみると
リアルタイムな感じで面白いプレゼンや講義ができそうですね。


Twitterのつぶやきをパワーポイントで表示する方法







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